KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

Komunikasi dan Konsultasi

Daftar Isi

  1. Tujuan.
  2. Ruang Lingkup.
  3. Referensi
  4. Definisi
  5. Prosedur
    5.1. Tugas dan Tanggung-jawab Kominikasi dan Konsultasi
    5.2. Prosedur Komunikasi dan Konsultasi
  6. Dokumen Terkait

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk :

    1. Memberikan informasi K3L yang relevan dan terbaru kepada karyawan setiap hari, setiap minggu dan terus menerus sehingga dapat menambah pengetahuan dan kesadaran karyawan akan Kesehatan dan Keselamatan kerja serta dapat ikut serta secara aktif dalam sistem K3L yang dijalankan.
    2. Memastikan adanya display visual yang mudah dilihat untuk informasi-informasi K3L dan statistik K3L.
    3. Memastikan dirumuskanya Newsletter atau Buletin di PT. Riung Mitra Lestari.
    4. Memastikan tingkat kesadaran K3L karyawan terpelihara melalui penyediaan informasi melalui newsletter atau buletin.
    5. Memastikan bahwa terdapat sarana untuk mengumpulkan ide atau saran positif dari karyawan kepada perusahaan.
    6. Memastikan bahwa karyawan yang berpartisipasi dalam pengumpulan ide/saran positif kepada perusahaan mendapatkan penghargaan yang sesuai.
    7. Memelihara budaya partisipasi dan perbaikan berkelanjutan dalam perusahaan dengan memperhatikan masalah/isu K3L.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini hanya berlaku di lingkungan PT Riung Mitra Lestari (RML).

3. Referensi

    • ISO 9001: 2008 Klausul 5.5.3 Internal Communication
    • ISO 14001 : 2004, Klausul 4.4.3 Communication dan 4.4.6 Operational Control
    • OHSAS 18001:2007, Klausul 4.4.3 Communication, Participation and Consultation dan 4.4.6 Operational Control
    • Persyaratan SMK3 PP No. 50 Tahun 2012
    • Persyaratan SMKP Permen ESDM No. 38 Tahun 2014

4. Definisi

    1. Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lai
    2. Konsultasi adalah proses pertukaran pikiran untuk mendapat nasihat atau saran yang sebaik-baiknya.
    3. News Letter adalah media yang digunakan untuk memberikan informasi dan promosi tentang K3L dan lainnya.
    4. Ide positif adalah saran yang membangun, yang diperlukan untuk perbaikan atau peningkatan kinerja/konsisi kerja.

5. Prosedur

5.1. Tugas dan Tanggung-jawab dalam Komunikasi, Promosi, konsultasi dan Kepedulian K3L terhadap Karyawan :

        1. Manager Proyek harus memastikan adanya komunikasi-komunikasi internal yang berbicara tentang K3L di seluruh Jobsite.
        2. Kepala Bagian HSE harus memastikan dilaksanakannya komunikasi dan promosi internal yang berkenaan dengan informasi-informasi Kesehatan Kerja, Keselamatan Kerja dan Lingkungan kepada seluruh karyawan .
        3. Kepala bagian HSE memastikan adanya panduan topik-topik yang akan diberikan oleh pengawas-pengawas yang ada dilapangan dalam pertemuan-pertemuan K3L di masing-masing Jobsite.
        4. Manager Proyek menunjuk orang tertentu untuk mengkoordinir penyusunan dan pendistribusian newsletter.
        5. Kepala Bagian dan section Head harus mengikuti “P5M” untuk memastikan kegiatan tersebut berjalan dengan efektif dan memberikan pengarahan kepada Group Leader dan karyawan lainnya.
        6. Kepala bagian bertanggung-jawab untuk menunjuk salah satu karyawan nya sebagai “koordinator sarana”.
        7. Koordinator saran bertanggung-jawab untuk menjalankan sistem pengumpulan ide dan saran dari karyawan.

5.2. Prosedur Komunikasi, Promosi, Konsultasi dan Kepedulian K3L.

5.2.1. Komunikasi Internal dan Promosi Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan.

Riung Mitra Lestari memiliki media komunikasi K3L secara internal dilingkungan PT. RML melalui beberapa kegiatan yaitu :

        1. Pertemuan K3 Awal Shift
          1.1 Pertemuan K3 Awal Shift berupa pertemuan yang memberikan informasi-informasi tentang K3L serta koordinasi pekerjaan yang akan dilakukan pada shift tersebut, dan hasil pekerjaan pada shift sebelumnya serta yang dilakukan selama 5 menit pada semua area kerja.1.2 Topik-Topik untuk informasi K3L pada pertemuan K3 awal Shif antara lain:

            1. Insiden yang baru terjadi,
            2. Insiden di Job Site lain,
            3. Tugas pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan pada shift tersebut, dan
            4. Informasi umum keselamatan kerja yang berhubungan dengan pekerjaan

          1.3 Manager Proyek, Kepala Bagian dan kepala seksi departemen harus memastikan terlaksananya kegiatan ini.

          1.4 Pengawas Lapangan (Group Leader) bertanggungjawab melaksanakan Pertemuan K3 Awal Shift, dengan mengumpulkan seluruh karyawan di area kerja nya pada awal shift untuk melakukan pertemuan K3 awal Shift.

          1.5 Seluruh peserta wajib mengisi Lembar daftar hadir Pertemuan K3 Awal Shift (Form Daftar hadir) dan pengawas Lapangan bertanggung-jawab memastikan daftar hadir terisi.

 

        1. Apel Keselamatan

2.1 Apel Keselamatan Mingguan

            2.1.1 Apel Keselamatan Mingguan pada awal shift 1 dilakukan setiap 1 kali seminggu yang berisi pembicaran mengenai K3L dengan durasi 30 menit di setiap Bagian.

 

            2.1.2 Manager Proyek harus memastikan dilaksanakannya kegiatan ini.

 

            2.1.3 Topik Apel Keselamatan berisi informasi/materi secara umum.

 

            Bagian Keselamatan dan Kesehatan kerja mendistribusikan topik apel keselamatan kerja kepada semua bagian.

 

            2.1.4 Topik-Topik untuk informasi K3L pada Apel Keselamatan mingguan antara lain :

            1. Insiden yang baru terjadi,
            2. Insiden di Job Site lain,
            3. Tugas pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan, dan
            4. Informasi umum keselamatan kerja yang berhubungan dengan pekerjaan
            5. Topik-Topik yang telah disusun oleh Bagian K3L.

2.1.5 Pengawas lapangan atau group Leader harus mencatat informasi yang diberikan selama apel keselamatan dan memastikan daftar hadir peserta Apel keselamatan terisi dalam form daftar hadir.

2.1.6 Daftar hadir Apel Keselamatan harus diserahkan dari tiap departemen tiap bulan sekali kepada Bagian Kesehatan dan Keselamatan Kerjadi setiap site atau langsung di serahkan ke kepala setion Kesehatan dan Keselamatan Kerja di Office jika apel keselamatan dilakukan di Head
Office.

2.2 Apel Keselamatan General

            2.2.1 Apel Keselamatan Bagian pada awal shift 1 dilakukan setiap 1 kali sebulan yang berisi pembicaran mengenai performa pelaksanaan K3L dalam satu bulan, informasi-informasi performance site dan prestasi-prestasi site selama satu bulan dengan durasi 30 menit di setiap Bagian.

 

            2.2.2 Manager Proyek (atau yang mewakili) harus memastikan dan mengikuti pelaksanaan kegiatan ini sebagai pemberi materi.

 

            2.2.3 Ringkasan Performance K3L selama 1 bulan dan Topik Apel Keselamatan di berikan kepada Manager Proyek oleh Bagian HSE.

 

            2.2.4 Pengawas lapangan atau group Leader tiap departemen harus mencatat informasi yang diberikan selama apel keselamatan dan memastikan daftar hadir peserta Apel keselamatan terisi dalam “form daftar hadir”.

 

        1. Pertemuan Komite K3L
          1. K3L Commite meeting merupakan sebuah rapat/pertemuan Kesehatan dan Keselamatan Kerja level 1 yang dipimpin oleh Ketua komite K3L (Manager Proyek) dan dihadiri oleh semua anggota Komite (seluruh Kepala Bagian, dan perwakilan sub kontraktor) dan wakil K3L dari karyawan yang dilakukan setiap 1 bulan sekali.
          2. Dalam Pertemuan ini dibicarakan topik-topik kritis yang didasarkan pada :
            • Berita Kerugian Besar,
            • insiden serius yang baru terjadi,
            • insiden serius dari Jobsite lain,
            • insiden serius dari luar perusahaan, tapi relevan dengan aktivitas kita,
            • informasi khusus dari Head Office,
            • tugas/pekerjaan berisiko tinggi yang direncanakan untuk segera dilakukan, dan
            • informasi kritis lain tentang K3L yang berhubungan / relevan dengan pekerjaan
            • informasi-informasi yang berisi ide/saran positif dari karyawan yang relevan dengan kegiatan perusahaan yang disampaikan oleh wakil K3L
          3. Manager Proyek harus memastikan dan mengikuti terlaksananya Pertemuan Komite K3L.
          4. Sekretaris Komite K3L harus memastikan setiap hasil Pertemuan harus ditulis dalam Notulen meeting yang dituangkan dalam form daftar hadir, dan didistribusikan segera kepada seluruh peserta rapat/pertemuan untuk di lakukan tindak lanjut.
          5. Sekretaris Komite K3L harus memastikan seluruh peserta rapat/pertemuan mengisi daftar hadir dalam form daftar hadir .
          6. Sekretaris Komite K3L harus mendokumentasikan dengan baik notulen meeting yang telah dibuat beserta daftar hadir yang telah terisi.

 

        1. Konsultasi Pribadi.
          1. Konsultasi pribadi merupakan salah satu media yang digunakan oleh tingkatan group leader hingga tinggkatan manager untuk mengetahui kebutuhan, masalah-masalah pribadi baik yang berkenaan dengan pekerjaan atau diluar pekerjaan serta dapat mengetahui respon karyawan terhadap kejadian-kejadian yang terjadi di lapangan.
          2. Manager Proyek harus memastikan sistem “Konsultasi pribadi” terlaksana dalam Jobsite.
          3. Setiap Proyek Manager, Kepala Bagian dan kepala seksi departemen harus mengalokasikan waktu khusus yang terjadwal untuk malakukan kontaak pribadi dengan karyawan yang ada dibawahnya.
          4. Konsultasi pribadi harus bersifat 4 mata, dalam kondisi yang santai dan informal, hal ini bertujuan untuk memperoleh pengertian mengenai tingkat kepuasan kerja, masalah-masalah pribadi, kekhawatiran dan keterbatasan dalam menjalankan pekerjaan karyawan yang menjalani konsultasi pribadi. Dengan menjalankan sistem ini diharapkan akan terkumpul informasi yang lebih mendalam dan tercipta hubungan yang baik antara bawahan dengan atasan.
          5. Sistem ini diterapkan untuk semua tingkat jabatan.

 

        1. Meeting tinjauan manajemen
          1. Merupakan media evaluasi dari sistem Riung K3L Management Sistem yang telah dilaksanakan dalam periode tertentu.
          2. Prosedur pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen diatur dalam SOP-MRE-009.

 

        1. News Letter dan Buletin berita
          1. News Letter.
            • Penerbitan News Letter dan buletin berita merupakan usaha untuk memastikan tingkat kesadaran karyawan terhadap K3L terpelihara dan mengkomunikasikan informasi-informasi K3L yang dilakukan secara berkala yaitu 3 bulan sekali.
            • Manager Proyek menunjuk orang tertentu untuk mengkoordinir penyusunan dan pendistribusian News Letter
            • News Letter yang di susun harus memuat :
              1. berisi artikel-artikel K3L yang memadai,
              2. berisi bahan-bahan visual yang cukup (seperti foto / dsb.),
              3. dipublikasikan dengan bahasa yang tepat,
              4. dipublikasikan sedikitnya setiap tiga bulan, dan
              5. didistribusikan pada Karyawan di jobsite.
            • Salinan News letter tersebut juga didistribusikan kepada pihak Head Office ( Manager Operasi dan Divisi K3L di head Office).

 

          1. Buletin Berita.
            1. Buletin berita disusun oleh Jobsite setiap satu bulan sekali.
            2. Manager Proyek menunjuk orang tertentu untuk mengkoordinir penyusunan dan pendistribusian Buletin berita.
            3. Buletin berita yang diterbitkan harus ;
              • berisi ‘satu halaman’ berita singkat,
              • berisi informasi K3L yang cukup,
              • berisi bahan visual (seperti foto / dsb.) jika bisa,
              • dipublikasikan dengan bahasa yang tepat,
              • dipublikasikan sedikitnya sebulan sekali,
              • dipasang di semua “Papan Informasi K3L” jobsite
              • didiskusikan dengan semua karyawan dalam “Pertemuan K3 Awal Shift”
            1. Salinan Buletin Berita tersebut juga didistribusikan kepada pihak Head Office ( Manager Operasi dan Divisi K3L di head Office).
        1. Papan Informasi K3L

Papan informasi K3L merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan untuk menginformasikan statistik K3L dan isu-isu K3L lainnya.

          1. Kepala bagian HSE bertanggung-jawab untuk memastikan adanya papan informasi K3L dalam format yang standar, jumlah yang memadai dan ditempatkan pada lokasi-lokasi yang strategis, mudah terlihat dan
            terang.
          2. Kepala Bagian HSE menunjuk salah satu orang untuk memastikan semua informasi dalam papan informasi K3L selalu mutakhir.
          3. Semua Seksi/penanggung-jawab area kerja wajib merawat papan informasi K3L yang ditempatkan pada area kerjanya.

 

      1. Kotak saran
        • Untuk menampung ide/saran dari karyawan perusahaan menyediakan sarana kotak saran yang di letakkan di area tanggung-jawab masing-masing bagian.
        • Karyawan yang akan menyampaikan ide/saran kepada perusahaan dapat menuliskannya pada FRM-HGA-007 yang telah disiapkan oleh Bagian HRGA.
        • Ide/saran yang telah ditulis dalam formulir standard di masukkan dalam kotak saran yang telah disiapkan.
        • Koordinator saran di tiap bagian mengosongkan kotak saran secara berkala.
        • Koordinator saran membuat ringkasan saran dari ide/saran karyawan yang telah diterima melalui kotak saran.
        • Ringkasan Saran harus diserahkan kepada manager proyek.
        • Hasil ringkasan Ide dan saran yang masuk harus dikomunikasikan dan di respon oleh bagian terkait dan hasil tindaklanjutnya di dokumentasikan dengan baik.
        • Sarana Pengumpulan Saran harus ;
          1. mudah diperoleh oleh semua karyawan,
          2. mencakup semua wilayah di Jobsite,
          3. tidak mencantumkan nama (jika dikehendaki),
          4. memberikan umpan balik pada sumbernya (pada semua karyawan jika dipertimbangkan perlu)/(bisa melalui Buletin Berita), dan
          5. dimasukkan dalam Tata cara pemberian Hadiah dan Penghargaan (Penghargaan diberikan bagi saran yang baik yang diterima)
        • Media komunikasi dan konsultasi tidak hanya dibatasi berupa media yang telah disebutkan di atas namun dapat berkembang sesuai dengan kreatifitas dan kemajuan teknologi.

6. Dokumen Terkait

  • FRM-HSE-006 (Formulir Pengendalian Topik Keselamatan)
  • FRM-HSE-007 (Formulir Konsultasi Pribadi)
  • FRM-HSE-092 (Notulen Pertemuan Komite K3L)
  • FRM-HGA-007 (Formulir Penyampaian saran)
  • STD-HSE-002 (Papan informasi K3L)
Views All Time
Views All Time
66
Views Today
Views Today
1